MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

ARTE Y DECORACION LA CALEÑITA & CIA LTDA.. sociedad colombiana identificada con NIT805.001.255-6, con domicilio en la
Calle 8A # 23C-35/37/43/49 Cali, Colombia, en adelante ARTE; informa a los clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores
(en adelante GRUPOS DE INTERÉS), y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos
personales sobre el contenido del presente manual:

CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. DEFINICIONES
3. OBJETO
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
5. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES
6. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS
7. DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS
8. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN,OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
9. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE ARTE.

1. INTRODUCCIÓN
El artículo 15 de la Constitución Política colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.
2. Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y habeas data.
3. El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos, y el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
4. El derecho de habeas data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos: la autodeterminación informática y la libertad.

2. DEFINICIONES
Base de Datos: conjunto organizado de datos de carácter personal que sea objeto de tratamiento, de clientes, asociados, empleados,
cualquiera que fuere la forma o modalidad de su  creación, almacenamiento, organización y acceso. Consentimiento: toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e informada, mediante la que el cliente acepte el tratamiento de datos  personales que le conciernen.

Datos  personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, información de tipo numérica, alfabética,  gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas  físicas identificadas e identificables.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data: es el derecho que todo titular de información tiene de: conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.

Tratamiento: conjunto de operaciones o procedimientos técnicos de  carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación,  elaboración, modificación, consulta, utilización,  bloqueo o cancelación.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la
finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos.

Clientes de bienes ofrecidos por ARTE: personas físicas que compran bienes ofrecidos por ARTE Y DECORACION LA CALEÑITA & CIA LTDA

3. OBJETO
Este documento tiene como objeto informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en general a todas las personas que hayan facilitado o que  en el futuro faciliten sus datos personales a ARTE, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que estos deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar y oponerse a los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales.

El presente documento se encuentra alineado con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de ARTE, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante este manual se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales.

4. AMBITO DE APLICACIÓN.
El manual interno de políticas y procedimientos para atender reclamos de los titulares de la información, se aplicará obligatoriamente a  todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por ARTE como responsable de dichos datos.
El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

5. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES

5.1 Datos personales de niños y adolescentes contemplados en este manual:
El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de ARTE se llevará a cabo respetando siempre los siguientes
requisitos:

AMBITO DE APLICACIÓN
El manual interno de políticas y procedimientos para atender reclamos de los titulares de la información, se aplicará obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por ARTE como responsable de dichos datos.

El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o
archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

5.1.1 Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

5.1.2 Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.

5.1.3 Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento
teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la
información de carácter personal, considerando los siguientes
factores:

  • Madurez
  • Autonomía
  • Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
  • Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

*Atención: La valoración de las anteriores características no podrá hacerse o realizarse de forma general, deberá hacerse caso por caso. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos.

5.2 Datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.

ARTE identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten o almacenen con el objetivo de:

  • Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad
    frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce
    en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los
    principios y los deberes establecidos por la normatividad
    vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y
    administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del
    personal de ARTE y de terceros.

5.3 Otros datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.

5.3.1 Datos incorporados en la historia clínica.
La historia clínica 1 es un documento privado, el cual se encuentra sometido a reserva y que sólo puede ser conocido con previa y expresa autorización por parte del paciente o en casos que se encuentren previstos expresamente en las normas que regulen dicho documento (Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de la Protección Social que desarrollan de forma parcial el artículo 15 de la Constitución Política Colombiana)

Los datos incorporados en la historia clínica tienen el carácter de sensibles por ser datos referentes a la salud de las personas, por tal motivo, el tratamiento que realice ARTE de este tipo de datos, le serán aplicables todos y cada uno de los principios generales relativos al tratamiento de información de carácter personal incluidos en la Ley 1581 de 2012, tal como lo contempla el Art.2 parágrafo de la norma citada:” Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley”.

6. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS
Este manual cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 relativos al tratamiento de datos personales los cuales son:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.
  • Principio de finalidad.
  • Principio de libertad.
  • Principio de veracidad o calidad.
  • Principio de transparencia.
  • Principio de acceso y circulación restringida.
  • Principio de seguridad.
  • Principio de confidencialidad.

DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS
Para la protección de datos personales los GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:

  • Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido
    objeto de un tratamiento
  • Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un
    tratamiento.
  • Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un
    tratamiento.
  • Oponerse y cancelar su autorización para el tratamiento de
    sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos
    no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley
    1581 de 2012.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el
    tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder general firmado y autorizado.

7.1. Derecho de Conocimiento y Acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de ARTE en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

7.2. Derecho de Actualización. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por ARTE como
datos personales en los términos expresados en la norma.

7.3. Derechos de Rectificación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten
inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y
además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

7.4. Solicitud de oposición y cancelación. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de
sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o
judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte
del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases
de datos o archivos.

Igualmente el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte
del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán
conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el
titular de la información personal y el responsable del tratamiento. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la
revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

8. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES.
ARTE le informa que usted como titular de datos de carácter personal, podrá ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, prueba de autorización y oposición en cualquier momento, dirigiendo su queja o reclamo a través de los siguientes
canales:

  • Calle 8A # 23C-35/37/43/49 Barrio Alameda, Cali, Colombia.
  • midatopersonal@lacalenita.com

Recuerde que usted deberá indicar en el asunto “HABEAS DATA” indicando sus datos completos (nombre, documento de
identificación).

8.1 Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado.
Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.

Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

8.2 Consultas.
Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que ARTE, como responsable o encargada del tratamiento de la información personal de sus GRUPOS DE INTERÉS, deberán suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato
personal.

8.3 Reclamos.
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581, podrá presentar un reclamo ante
el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos
    que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
    para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
    máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda
    que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15)
    días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.4 Procedibilidad.
El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.

8.5 Contenido de la información entregada por parte de ARTE.
Toda información que se brinde al titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable.

9. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE
ARTE.
ARTE cuenta con mecanismos y herramientas tecnológicas para controlar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa
la información de nuestros públicos de interés así:

  • Control de acceso al archivo de bases de datos que reposa en el equipo de cómputo de la Gerencia, mediante
    usuario/contraseña con caducidad de 90 días.
  • Control de acceso a Bases de datos, restringida a usuarios finales mediante usuario/contraseña.
  • Consolas Antivirus Ecet.

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